Конспект книги «Как привести дела в порядок». Часть 1

Хорошая книга для тех, кто хочет организовать свои задачи и справиться с водоворотом дел (и кто ее еще не читал). Суть метода проста, сложно внедрить его в свою жизнь из-за множества тонкостей на разных этапах, из-за которых в книге 516 а не 20 страниц.

Предисловие и вводную часть можно не читать — автор довольно долго подходит к теме и создается впечатление большого количества «воды» в тексте из-за общих рассуждений.

Новые методы для новой реальности

Глава про то, что хорошо не держать в голове никаких задач.

Начало главы плавно вводит в тему: описывается как и почему изменился мир за прошедшие годы, то, что у работы больше нет четких границ и что изменений не избежать. Это — вводная для идеи о том, что современные проблемы требуют современных решений (heh).

«Сознание как вода» — когда любые внешние раздражители не оказывают значительного влияния на жизнь. Состояние контроля ситуации (и дел). Достигается при помощи эффективного управления и планирования.

Суть методики GTD, при помощи которой достигается подобное воде сознание: вынести все задачи из головы, поместив в систему, которой можно управлять и которая будет хранить задачи. Затем принять решение о следующем действии с четко сформулированным результатом.

Контроль необходимо осуществлять на горизонтальном и вертикальном уровнях. Горизонтальный уровень — обзор всей информации и раздражителей что есть вокруг. Как стоя на возвышенности можно охватить пространство до горизонта так и день наполнен множеством сигналов: уведомление, смс, обед, испачканный стул. Вертикальный уровень — уровень отдельных дел и проектов — как распланировать и сделать все так, чтобы добиться результата. То есть концентрация на одной задаче с мобилизацией сил на ее решение. Цели обоих уровней одна и та же — не держать в голове никаких задач и добиться их выполнения.

Цитаты

Большинство из нас за прошедшие 72 часа получили больше импульсов, стимулирующих изменения, создающих новые проекты и меняющих приоритеты, чем наши родители раньше получали за месяц, а возможно, и за целый год

Обычно люди очень много думают. Но беда в том, что они думают о проблемах, а не о решениях этих проблем

Возможно, у вас гораздо больше обязательств, чем вы осознаете, и каждое из них, серьезное или незначительное, отслеживается подсознательной частью вашего мозга. Это так называемые «открытые вопросы», или «незавершенные циклы», то есть все, что отвлекает внимание и не имеет отношения к задаче, которой вы занимаетесь.

Нас никогда по-настоящему не учили, что, прежде чем приступить к работе, ее нужно обдумать. Существенная часть повседневной рутины предопределена, и, приходя на работу, мы просто принимаемся за недоделанные задачи.

Большинство систем планирования у большинства людей не работают потому, что люди еще не трансформировали все те вещи, которые они пытаются планировать. Пока эти вещи остаются «разным», они не поддаются контролю.

Все, что вы решили когда-нибудь сделать, ваше сознание относит к категории дел, которые нужно сделать прямо сейчас.

Жизнь под контролем: пять шагов управления рабочим процессом

Глава об основном алгоритме методологии, состоящем из нескольких шагов.

Суть методики в простом на вид процессе:
Сбор информации → Ее обработка → Организация → Обзор (регулярность) → Выполнение

Сбор. Первое что необходимо сделать — собрать входящую информацию. Лучше ограничиться небольшим количеством мест сбора (например входящие в почте и еще два-три места). И это очень важно. Часто рекомендуют получать больше информации, сейчас это витает в воздухе. Подписаться на клевый канал в телеграме, посмотреть видос на ютьюбе с топовым дизайнером. Часто результат этих действий — переполненный инбокс и куча непросмотренных видео в загрузках приводящих в уныние. Инструменты сбора могут быть любыми — от обычного бумажного блокнота до приложений.

Просто один раз собрать информацию недостаточно — важно очищать системы сбора, работая с поступившими входящими. Вообще важная часть процесса (этого и многих других) — регулярность. Это один из тех принципов, которые лежат в основе всего, любого действия.

Обработка и последующие действия хорошо описаны на Википедии. Важный этап, на котором принимается решение о действиях с поступившим в инбокс. Описан в «диаграмме рабочего процесса». Быстрый линк на картинку.

Понятие проекта. Действия могут быть одношаговыми (завязать шнурки) и многошаговыми. Проект — любой результат, которого можно добиться в течении года, требующий боле одного действия. То есть поход за хлебом, как его описал Коля Товеровский, тоже проект. Как и множество других дел вокруг.

Еженедельный обзор — ключ к успеху ©. Раз в неделю:

  1. Собирается и обрабатывается информация обо всех делах.
  2. Анализируется система.
  3. Обновляются списки.
  4. Проясняется информация и собирается полная картина.

Три модели принятия решений

  1. Модель на основе четырех критериев
    • Контекст.
    • Время.
    • Энергия.
    • Приоритеты.
  2. Модель анализа повседневной работы. Позволяет отнести любое действие к категориям:
    • Выполнение запланированной работы.
    • Выполнение работы по мере ее появления.
    • Планирование работы.
  3. Шестиуровневая модель обзора.
    • Горизонт 5: Миссия и принципы.
    • Горизонт 4: Видение.
    • Горизонт 3: Цели.
    • Горизонт 2: Зоны ответственности и внимания.
    • Горизонт 1: Текущие проекты.
    • Основание: Текущие действия.

Цитаты

У большинства людей самым слабым звеном является первый шаг — сбор. Они держат в голове большую часть своих обязательств.

Парадоксально, но теперь, когда цифровая революция стала повседневной реальностью, существенно укрепилась тенденция аккумулировать огромный резерв незавершенных задач из числа случайной входящей информации, а также увеличилось количество людей, для которых это становится источником стресса.

Вся потенциально полезная информация должна поступать к вам через минимальное число каналов, чтобы ее можно было легко получить и оценить.

Нельзя организовать входящую информацию — ее можно только собрать и обработать.

Вряд ли кто-то захочет надолго отрываться от реальной работы только для того, чтобы его система организации постоянно была в идеальном порядке. Но чтобы позволить себе роскошь продолжать и дальше действовать уверенно, скорее всего, придется делать уборку и пересматривать содержание вашей системы раз в неделю.

★ Творческий подход к работе: пять этапов планирования проекта

Ключевые факторы, которые помогают держать ситуацию под контролем: 1) четко определенные результаты (проекты) и следующие действия, необходимые для достижения результата; 2) напоминания в надежных системах, которые нужно регулярно проверять. Это горизонтальный фокус, для того чтобы правильно планировать внутри проекта или задачи необходимо использовать вертикальный и модель планирования.

Модель естественного планирования:

  1. Определяет цель и принципы;
  2. Визуализирует результат;
  3. Проводит мозговой штурм;
  4. Осуществляет организацию;
  5. Определяет следующие конкретные действия.

В противовес — модель неестественного планирования, при которой начинают с идей, пропустив все предыдущие этапы, без четкого видения начинают работу. Вообще работа «с места в карьер» — самое тупое что можно сделать, я убедился в этом еще работая в агентстве, где задачи ставились по принципу «сделай сразу, не задумываясь».

Значимость вопроса «зачем?». Пожалуй одна из наиболее важных глав первой части — задавать этот вопрос ценно и важно. Как минимум потому, что он задает критерии для принятия решений. Цель в свою очередь должна быть конкретна и достижима (прямо отсылка к SMART).

Мозговой штурм. Аллен описывает достаточно подробно этот метод генерации идей. Творческим работникам стоит помнить что есть множество других.

После генерации идей наступает этап организации и определения следующих действий. То есть необходимо собрать действия и определить что за чем делать.

Цитаты

Мы 1) собираем всё, что привлекло наше внимание; 2) обрабатываем, иными словами проясняем, для себя, что означает каждая деталь и что с этим делать; 3) организуем результат в виде различных вариантов; 4) в ходе обзора этих вариантов выбираем один; 5) этот единственный будем выполнять.

Достаточно сложно справиться с любой ситуацией, действуя вопреки естественной работе мозга. Люди постоянно так делают, но практически всегда только запутывают ситуацию и увеличивают стресс. При взаимодействии с другими людьми при таком подходе верх над продуктивной дискуссией берут личные амбиции, политические мотивы и скрытые интересы (иными словами, ситуацией будут управлять наиболее вербально агрессивные участники). А если вы сами попытаетесь найти хорошую идею до того, как определили свою цель и видение, а также собрали множество самых разных, в том числе плохих, идей, то, скорее всего, вам обеспечено состояние творческого ступора.

Для предельной мобилизации всех доступных вам ресурсов, сознательных и бессознательных, необходимо иметь четкое представление о том, что такое успех.

Лучший способ найти хорошую идею — выдвинуть множество идей.

Практически все, чем вы занимаетесь в настоящий момент, можно оживить и улучшить, если более внимательно подойти к своей задаче

Поделиться
Отправить