Конспект книги «Как привести дела в порядок». Часть 2.1

Конспект первой части книги.

Вторая часть более практическая (и более длинная). Разбил ее описание на две части. Многое описано на Википедии, но ценность этих знаний в применении. В этой части описаны методы и приемы сбора информации, как именно их нужно производить и маленькие хитрости. Новизна и сложность применения новых знаний повышается от начала главы к ее концу.

Начало: выделите время, место и инструменты

Необходимо собрать все входящие. Для этого нужно:

  1. Выделить время (Аллен пишет что обычно два дня достаточно чтобы собрать все задачи).
  2. Определиться с физическим (или виртуальным) местом сбора. Важно чтобы дома и в офисе были одинаковые системы. Организация места важна потому что важно чтобы инструменты были под рукой и их поиск не отвлекал от основных дел.

Важное уточнение — система предполагает что в нее помещаются абсолютно все дела, даже такие как ведение бюджета или разбор бумажной почты.

Аллен описывает много артефактов из доцифровой эпохи, это немного забавно но позволяет вспомнить о таких материалах как простая бумага и карандаш. Инструменты описаны подробно, возможно даже с излишней щепетильностью. Все они имеют метафоры в цифровом мире — метафора лотка «входящие» — инбокс в таск-менеджере, устройство для наклеивания ярлыков — теги.

Алфавитная система — материалы в систем хранения упорядочииваются по алфавиту (простой подход).

Довольно интересный момент — у цифровых систем хранения нет состояния переполнения. То есть советы Аллена типа

Старайтесь, чтобы ваши ящики были заполнены не больше чем на три четверти. Если ящики и шкафы переполнены, у вас возникнет подсознательное нежелание пользоваться этой системой для хранения информации, и нужные вам справочные материалы, скорее всего, будут просто лежать по всему кабинету.

достаточно абстрактны.

Еще один важный совет: очищать системы хранения. Попросту удалять все, что не представляет ценности.

Сбор

Смысл сбора — собрать действительно все дела в корзину входящих для того чтобы можно было с ними работать, понимая что ничего не забыл и ничего не отвлекает. Немного странно когда это касается реальных вещей (например сломанного принтера) но метод действенен. К тому же предмет можно заменить описанием предмета и поместить в инбокс лист бумаги. Аллен рекомендует ставить дату — датировка напоминаний может послужить хорошо в будущем, когда будет необходима.

Избавляться от мусора. Все ненужное — в корзину. Если есть сомнения — во «Входящие».

В главе описаны методы сбора буквально всего что есть из разных мест: стола, его ящиков, с полок шкафов, стен и полок. Причем учитываются и желания по изменению чего-нибудь, например желание сменить лампу завершается помещением во входящие листка бумаги с описанным желанием.

Методы сбора:

  1. Физический сбор или сбор вещей. То есть предметы и материальные вещи, которые окружают, в том числе записки или книги.
  2. Сбор мыслей. Записать на отдельных листах мысль, идею, проект или задачу которые до этого помещались в голове. Лучше писать отдельными листами потому что впоследствии придется работать с ними по отдельности. Аллен приводит «Список напоминаний о незавершенных делах» — большой список различных тем, которые побуждают вспомнить о своих задачах.

Обработка: освобождаем корзину «Входящие»

Теперь, когда все дела и задачи сложены в одном месте можно начать работать с ними. Каждое напоминание, лежащее во «Входящих» необходимо пропустить через пошаговый алгоритм и решить что делать. «Входящие» не должны оставаться во «Входящих». Инбокс — просто трансфер из бессистемного мира в поставленную задачу. Он существует для того чтобы его разбирать.

Вот правила, помогающие разобрать корзину входящих:

  1. Всегда начинать с того, что лежит первым;
  2. Браться за раз только за один вопрос;
  3. Никогда не возвращать ничего во входящие.

Главный вопрос при разборе входящих — «какое следующее действие?». Вариантов несколько. Если действий не требуется. В этом случае вопрос попадает в одну из следующих категорий:

  • выбросить
  • обдумать (перенести в список «когда-нибудь/может быть» или сделать напоминание в календаре)
  • сохранить для справки

Если действие требуется, то какое? Следующий шаг должен быть конкретным физическим действием. «Организовать встречу» — не действие а проект. После принятия решения о действии есть три пути:

  1. Сделать (если это займет менее двух минут). Правило двух минут
  2. Делегировать
  3. Отложить (поместить в систему планирования, чтобы вернуться к этому вопросу позже)

Организация: создание правильных мест хранения

Важно использовать правильную систему хранения. Для этого используются семь базовых категорий:

  1. Список проектов;
  2. Вспомогательные материалы по проекту (то есть все иное, что относиться к проекту — мусор).;
  3. Мероприятия и информация;
  4. Список следующих действий;
  5. Лист ожидания;
  6. Справочные материалы;
  7. Список «Когда-нибудь / может быть»

Важно чтобы категории имели четкие границы в сознании, иначе польза от системы сойдет на нет (а задачи будут перемешаны между собой).

Действия делятся на два типа: те что имеют привязку к дате и те что необходимо выполнить когда повится возможность. Первым место в календаре, вторым — в списке действий.

Списки следующих действий тоже можно (и нужно) бить на категории. Аллен предлагает организацию по контексту выполнения: «за компьютером», «поездки», «телефонные звонки», «в офисе», «дома», «повестки дня», «почитать/посмотреть». Сначала я совсем не понял о чем идет речь — какие-то списки помимо тех что уже обозначены — но потом до меня дошло. При большом количестве дел в общем списке приходится вычленять приоритеты, а с категоризацией это сделать проще. Это вспомогательная категоризация.

Вспомогательный хак: где искать проекты, пока не попавшие в зону вашего внимания:

  1. Текущая деятельность;
  2. Обязательства с более далеким горизонтом планирования;
  3. Текущие проблемы, задачи и возможности.

Часто список проектов полезно разделить на категории:

  1. Персональные / профессиональные
  2. Делегированные проекты
  3. Отдельные типы проектов

Разнообразие справочных систем:

  1. Хранение общей справочной информации (бумажная система, электропочта, цифорвые системы хранения);
  2. Хранение большого объема информации;
  3. Управление контактами;
  4. Библиотеки и архивы.

А вот что может попадать в категорию «Когда-нибудь / может быть»:

  1. Вещи, которые нужно купить или сделать для дома;
  2. Хобби;
  3. Новые навыки;
  4. Творческое самовыражение;
  5. Одежда и аксессуары;
  6. Игрушки и технологии;
  7. Путешествия;
  8. Вещи, которые нужно увидеть или сделать.

43 папки: 31 для каждого дня месяца, 12 для каждого месяца. Представляют собой «вечный календарь дел», но эффективны только при постоянном мониторинге.

Контрольные списки: содержательные напоминания. Здесь речь о чеклистах на разные темы:

  • график тренировок;
  • контрольный список для путешествий;
  • элементы программного обеспечания;
  • социальные связи (люди, с которыми вы должны поддерживать социальные отношения).
Поделиться
Отправить